A importância de uma atitude profissional na gestão de relações entre clientes e fornecedores

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SHEILA MIQUIDADE*

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instagram: @sheila.miquidade

EM qualquer ambiente profissional, a comunicação desempenha um papel crucial na construção e manutenção de relacionamentos saudáveis entre clientes e fornecedores. Uma das habilidades essenciais de um profissional é a capacidade de comunicar decisões, mesmo que estas não sejam favoráveis, de forma clara, transparente e respeitosa. A gestão eficaz dessas relações não apenas fortalece os laços comerciais, mas também tem um impacto significativo na reputação e credibilidade das partes envolvidas.

Comunicando decisões não favoráveis

Em muitas situações comerciais, é inevitável que uma decisão desfavorável precise ser comunicada a um cliente ou fornecedor. Isso pode incluir recusas de pedidos, ajustes de prazos ou condições contratuais, entre outros. O modo como essas decisões são comunicadas pode influenciar profundamente a percepção do receptor e o futuro da relação comercial.

Gestão de relações entre clientes e fornecedores

A gestão eficaz das relações entre clientes e fornecedores requer uma comunicação contínua e transparente ao longo de todo o processo comercial. Isso inclui desde a negociação inicial até a entrega do produto ou serviço, e além disso, no pós-venda e na resolução de problemas.

Um profissional competente entende a importância de manter linhas de comunicação abertas e estar disponível para responder a perguntas, resolver problemas e fornecer suporte quando necessário. Isso contribui para construir confiança e fortalecer os laços entre as partes envolvidas.

Impacto da comunicação deficitária na reputação

Quando a comunicação entre clientes e fornecedores é deficiente, os efeitos podem ser prejudiciais para ambas as partes. A falta de clareza, transparência e prontidão na comunicação pode levar a mal-entendidos, frustrações e conflitos, resultando em danos à reputação e credibilidade das empresas envolvidas.

Clientes insatisfeitos são mais propensos a compartilhar as suas experiências negativas com outras pessoas, seja por meio de boca a boca ou em plataformas online, o que pode afectar negativamente a imagem da empresa. Da mesma forma, fornecedores que não cumprem suas promessas ou não se comunicam efetivamente correm o risco de perder a confiança e o apoio de seus clientes.

Comunicar decisões desfavoráveis: As 5 regras de ouro

Comunicar decisões desfavoráveis como já referenciamos, é uma parte inevitável da vida profissional. Aqui estão cinco regras de ouro para guiar essa comunicação delicada:

1. Seja transparente e directo:

A transparência é fundamental ao comunicar decisões desfavoráveis. Evite rodeios e seja directo desde o início, fornecendo todas as informações relevantes de forma clara e concisa. Isso demonstra respeito pela parte envolvida e permite que eles entendam completamente a situação.

2. Demonstre empatia:

Ao comunicar uma decisão desfavorável, é importante reconhecer e validar os sentimentos da outra parte. Demonstre empatia ao reconhecer o impacto da decisão e mostre que você compreende as preocupações ou frustrações que possam surgir.

3. Ofereça alternativas ou soluções:

Mesmo quando uma decisão desfavorável é inevitável, é útil oferecer alternativas ou soluções sempre que possível. Isso mostra que você está comprometido em encontrar uma maneira de resolver a situação da melhor forma possível, mesmo que não seja da maneira inicialmente planeada.

4. Seja Profissional e Respeitoso:

Independentemente da natureza da decisão, mantenha sempre um tom profissional e respeitoso em todas as comunicações. Evite linguagem agressiva e concentre-se em transmitir a informação de forma objectiva e cortês. Isso ajuda a preservar a dignidade e o respeito mútuo no relacionamento profissional.

5. Esteja disponível para discussão:

Após comunicar a decisão desfavorável, esteja aberto para discussões e esclarecimentos adicionais, se necessário. Demonstrar disponibilidade para ouvir as preocupações ou perguntas da outra parte mostra que você valoriza o relacionamento e está disposto a trabalhar em conjunto para resolver problemas.

* CEO da Kuentxa – Academia de Comunicação Estratégica e de Liderança Humanizada

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